Bilingual Executive Assistant - Industria Médica

Resumen del puesto

La posición de Executive Assistant brinda soporte administrativo integral y apoyo en proyectos al equipo gerencial de la empresa. Este rol implica manejar tareas confidenciales, coordinar actividades internas y externas, administrar comunicaciones, gestionar visitas corporativas y fungir como enlace administrativo entre las operaciones locales y las de otros países. Requiere alto nivel de organización, criterio profesional y capacidad para manejar múltiples prioridades en un entorno dinámico.

Responsabilidades

• Brindar soporte administrativo general y confidencial al equipo de gerencia.
• Asistir directamente a la Gerencia General.
• Preparar reportes, presentaciones y consolidación de información proveniente de fuentes internas y externas.
• Coordinar viajes, reuniones presenciales y virtuales, así como visitas de personal corporativo y otros grupos externos.
• Fungir como enlace entre departamentos internos y agencias o entidades externas.
• Apoyar la comunicación corporativa interna, incluyendo organización de reuniones, logística de espacios y distribución de materiales.
• Participar y/o liderar proyectos administrativos de mejora continua, actividades para empleados y gestión de proveedores externos.
• Colaborar con el proceso de presupuesto anual.
• Gestionar actividades de Relaciones Comunitarias y apoyar tareas administrativas asignadas por Recursos Humanos.
• Administrar inventarios de suministros, gestionar niveles de stock y coordinar almacén.
• Coordinar procesos de compra, cotizaciones, órdenes de compra y seguimiento a proveedores.
• Organizar y distribuir semanalmente artículos corporativos para los empleados.
• Coordinar la adquisición de equipo de trabajo (monitores, audífonos, entre otros).
• Organizar actividades internas, gestionar cotizaciones y coordinar con proveedores para eventos y servicios.
• Coordinar eventos corporativos, logística de reuniones, reservas y seguimiento contractual.
• Gestionar transporte para visitas ejecutivas y realizar coordinación logística de itinerarios.
• Organizar cenas y actividades para visitantes de negocios.
• Gestionar reservaciones, uso y soporte operativo de salas de reuniones.
• Preparar y dar seguimiento a reportes de gastos, especialmente de viajes ejecutivos.
• Realizar otras funciones asignadas.

Requisitos

• Educación: Bachillerato Universitario.
• Dominio de sistemas informáticos: Word, PowerPoint, Excel y Outlook.
• Experiencia sólida brindando soporte a posiciones ejecutivas y de staff, incluyendo organización de visitas y eventos, y manejo de comunicación con actores externos.
• Habilidades avanzadas de comunicación oral y escrita en inglés y español (Inglés avanzado: B2–C1).
• Experiencia en ambientes de manufactura u operaciones.
• Experiencia gestionando requerimientos regulatorios externos.
• Más de 5 años de experiencia administrativa apoyando distintos niveles organizacionales, desde personal de producción hasta ejecutivos senior.
• Al menos 3 años de experiencia en servicio al cliente.

Detalle de la posición:

Ubicación: Coyol, Alajuela

Modalidad: presencial

Contrato temporal 6 meses con posibilidad de extensión.

Horario: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.